4.1. Mantenimiento
El menú Mantenimiento permite la gestión y configuración de información base utilizada en los procesos administrativos y financieros del sistema. Desde esta sección, los usuarios pueden registrar y administrar datos esenciales como personas, categorías de productos y tipos de comprobantes.
Personas
En esta sección se realiza el registro de clientes y prospectos que podrían convertirse en alumnos en el futuro. Este registro inicial es fundamental, ya que los datos ingresados pueden utilizarse posteriormente para la creación de otros perfiles dentro del sistema, como:
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Alumnos: Para la gestión académica y financiera.
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Docentes: Para la administración de personal docente y sus asignaciones.
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Directivos y Administrativos: Para la gestión de usuarios con roles administrativos dentro del instituto.
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Clientes Externos: Para aquellas personas o empresas que adquieran servicios o productos del instituto sin ser alumnos regulares.
El registro de personas incluye información básica como nombres, apellidos, DNI, dirección, correo electrónico y teléfonos de contacto.
Tipo de Persona
Esta opción permite determinar el tipo de persona que será registrada dentro del sistema. El tipo de persona define los permisos y la función que tendrá dentro del instituto. Algunas categorías disponibles son:
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Alumno: Inscrito en una carrera profesional dentro del instituto.
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Cliente: Persona o empresa que adquiere servicios o productos sin estar matriculado en una carrera.
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Docente: Profesor encargado de dictar cursos dentro de la institución.
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Administrativo: Personal de gestión del instituto con acceso a distintos módulos del sistema.
El sistema permite agregar nuevos tipos de personas según los requerimientos de la institución.
Categorías de Producto
En esta sección se registran las categorías de los productos que maneja la institución. Estas categorías agrupan los diferentes servicios y productos financieros que ofrece el instituto, facilitando su gestión y administración dentro del sistema.
Algunas de las categorías que pueden registrarse incluyen:
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Matrículas: Costos de inscripción a los programas académicos.
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Cuotas Mensuales: Pagos recurrentes de los alumnos por sus estudios.
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Materiales de Estudio: Libros, guías o recursos educativos ofrecidos por la institución.
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Servicios Adicionales: Certificados, constancias, trámites administrativos, entre otros.
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Eventos y Talleres: Cursos, seminarios o actividades extracurriculares con costo.
Cada categoría de producto puede contar con subcategorías para una mejor clasificación y gestión.
Tipo de Comprobante
Esta sección permite registrar los tipos de comprobantes que emitirá la institución por los pagos recibidos. Cada tipo de comprobante está relacionado con la normativa vigente y las necesidades de facturación del instituto.
Entre los tipos de comprobantes que pueden registrarse están:
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Boleta de Venta: Documento emitido para personas naturales por pagos realizados.
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Factura: Documento dirigido a empresas o personas jurídicas que requieren un comprobante con fines tributarios.
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Recibo por Honorarios: Utilizado para pagos a docentes o profesionales independientes que brindan servicios al instituto.
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Nota de Crédito: Documento que permite anular o modificar un comprobante emitido anteriormente.
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Nota de Débito: Documento utilizado para aumentar el monto de una transacción ya registrada.
El sistema permite agregar nuevos tipos de comprobantes según los requisitos de la institución y la normativa contable vigente.